Uspořádali jsme další setkání neformální platformy Kreativní Česko. Akce s názvem Střed zájmu: GRANTY aneb Jak podpořit kulturu ve městech otevřela Pandořinu skříňku plnou otázek, frustrací i řešení pro efektivnější administrativu nejen grantů. Jak správně nastavit grantové systémy, si do jihlavské městské knihovny přijelo vyslechnout třicet pět úředníků, vedoucích odborů kultury, radních či analytiků kultury a kreativních odvětví. Program sestával z prezentací, společné diskuse i moderovaných debat u kulatých stolů. S tématem se nám podařilo přivést k sobě zástupce Jihlavy, Brna, Prahy, Plzně, Olomouce, Ostravy, Opavy, Liberce, Hradce Králové a Zlína. Speciální pozdravy putují do Českých Budějovic, jejichž zástupkyním účast překazila nepřízeň počasí.
Nejen počasí bylo ten den pestré. Jaké podněty jsme si z Jihlavy odvezli?

Data, data a zase data

Setkání zahájila vedoucí Institutu umění (IDU) Eva Žáková se svou zkušeností z analýzy dotačních programů ministerstva kultury (MK), která byla zpracována na zadání MK v roce 2017. Hned v úvodu Žáková připomněla zásadní otázku, kterou by si měl položit každý úředník či politik, který si analýzu objedná či se do ní pustí: „Proč to děláte?“ Nejdříve si své zadání a cíl ujasněte, jen tak je možné s daty pracovat efektivně. Můžete totiž snadno zjistit, že váš cíl je nereálný, že zkrátka nemáte pro jeho naplnění dost plný datový zásobník. I to je důvod, proč nepodceňujte v první řadě sběr informací, a to jak o žadatelích a podpořených projektech, tak i jejich náplni a rozpočtech. Jen kvalitní data vám odpoví na otázky ve chvíli, kdy to nejvíce potřebujete. A kde přesně začít? Nejlépe už u samotných žádostí. Nepracujte pouze s podpořenými subjekty, zajímat by vás měl každý žadatel. Nad tím, že žádost by bylo nejlépe mít vyplněnou elektronicky, si povzdechli snad všichni účastníci. Vaším cílem by měla být ale především čitelnost formuláře. Sestavte ho natolik srozumitelný, aby se ho žadatel nebál vyplnit, aby pro jeho vyplnění nemusel platit externistu nebo nemusel trávit hodiny a dny konzultacemi a hledáním, co která kolonka znamená a do kterého řádku patří ta či ona část rozpočtu. Nejen že kvůli nepřehlednému formuláři vznikají chyby od žadatelů, ale následně je často neodhalí ani administrátoři. Bez přehledných a plnohodnotných dat je zjišťování stavu, potenciálu a potřeb poměrně náročné, ne-li nemožné, jak potvrdila Žáková.

Potřebu mít správně nastaveny rozpočtové formuláře s ohledem na data potvrdila také vedoucí odboru kultury v Plzni Květuše Sokolová: „V rámci vyúčtování projektů vidíme celkový rozpočet. Data vyhodnocujeme a pracujeme na systému sběru dat.“ To, že se městům vyplatí znát celý rozpočet projektu, nejen vyúčtování přidělené dotace, potvrdila Žáková také na základě znalosti programu Kreativní Evropa, v němž je od organizací vybírán přehled všech proplacených účtů v projektu. Nejde o přehnanou kontrolu žadatelů, ale o komplexní znalost prostředí a povědomí o tom, jak aktuálně projekty vznikají, jaké nároky na management a produkci vytváří a jak spolu korespondují plány a následná realizace.

Byrokracie prověří odhodlání a ambice každého kulturního manažera. Proto nejambicióznější idea, kterou však nikdo nerozporoval, směřovala ke sjednocování formulářů napříč systémy. Je nasnadě uvažovat a snažit se o větší soulad s formulářem pro ministerstvo kultury nebo kraj. To by žadatelům podstupujícím vícezdrojové financování ulehčilo mnoho práce a celkově zpřehlednilo a ulehčilo situaci také úředníkům. Jak ostatně glosoval moderátor Roman Černík: „Sklízíme daň za decentralizovaný správní systém kultury, a tak od každého donátora (ať je to MK, kraj nebo město) vyplňujeme různé formuláře, popisujeme různé struktury rozpočtů a řešíme různé formy podání. Nehledě na to, že nám tento systém bere pomalu tolik času, a tedy financí, kolik pak leckdy činí samotný grant.“

Terminologie, kolonky a elektronizace

Podnětů, v čem ještě zlepšit stav formulářů, zaznívalo více. Přizpůsobte formuláře i svým potřebám z pohledu úřadu a hodnotící komise. Řeč se v tomto ohledu vedla jak o žádostech, tak o smlouvách mezi donorem a příjemcem podpory. Jaké další tipy pro odlehčení byrokracie úředníci nabídli?

Zajímavá je například ambice v Olomouci, kde chtějí prosadit vydefinování a následné zahrnutí specifických položek k dělení rozpočtu, které by odpovídaly praxi v oblasti kultury. I správná terminologie může předcházet chybám. Například nemluvme o mzdových nákladech, ale o uměleckých honorářích, nevypisujme provozní náklady, ale náklady na produkci, náklady na propagaci, náklady na technické zajištění. Realizační náklady můžeme nahradit i nájmy pro realizaci projektů a podobně.

Ve chvíli, kdy je formulář dobře postaven a kolonky dávají smysl i těm méně zkušeným žadatelům, je dobré pracovat na formě podání. Alespoň částečná elektronizace začíná být běžnou součástí administrativy. V Brně například probíhá podání žádostí přes elektronický formulář s poznámkami a vysvětlivkami, výsledné PDF lze vytisknout a odevzdat prostřednictvím datové schránky. Kompletní podání však zahrnuje také tištěnou verzi zaslanou poštou. Žádosti lze pak přehledně dohledávat i zpětně v interním systému, sledovat úspěšné a také neúspěšné žadatele a porovnávat data. Zato Plzeňský kraj umožňuje žádat o dotaci plně elektronicky, s tím, že do elektronického systému subjekty vkládají ještě sken originálu. Každý žadatel je však registrovaný. Chce-li poskytovatel něco doplnit, může tak učinit dodatečně bez zbytečného papírování.

Někteří při diskusi o formulářích vyjádřili obavu z úplné elektronizace. „Jak řešit podpis dokumentů? Na základě čeho se ověřují žadatelé? Je možné přijímat žádosti bez originálního podpisu?“ ptaly se například úřednice z Prahy. Odpověď Evy Žáková vyšla i ze zahraniční zkušenosti. U mezinárodních projektů, jako je třeba Kreativní Evropa či Visegrádský fond, nejsou vyžadovány originální podpisy. Stačí jejich skeny přidat do elektronických žádostí. Navíc žádost není právní dokument, tím je až smlouva o udělení podpory. Možnost zneužití je i dle názoru dalších úředníků nízká, nehledě na to, že zneužity mohou být i originální podpisy formou falzifikátů.

Co by nebylo od věci přidat do žádostí, je kolonka rekapitulující přidělenou výši podpory v minulých letech ze všech odborů daného úřadu. Tato věc pomůže při hodnocení projektů, kdy by komise mohla mít přehled o zbylých aktivitách a očekávané podpoře z jiných programů. Pomůže to zpřehlednit situaci a potlačit takzvaný resortismus, kdy činnost (komisí) jednotlivých odborů je potřeba koordinovat a hodnotící proces komunikovat napříč magistrátem. Tuto praxi potvrdila i vedoucí plzeňského odboru, když promluvila o tom, že se jim vyplácí, pokud ona sama sedí v komisi krajských žádostí a kolegyně z krajského úřadu naopak v městské komisi, tak aby alespoň z osobní zkušenosti sledovaly překryv žadatelů. Což nás přivádí k velké podkapitole, která s sebou přináší i nejvíce názorů. Tou je proces hodnocení.

Kdo a jak hodnotí?

Programem se prolínala zkušenost, že osobní a odborný vhled do dění je nezastupitelnou součástí transparentního a vyváženého systému. Ideální stav je, pokud člen komise má prostor na průběžnou kontrolu v rámci realizace podpořeného projektu, může získávat živá svědectví z akcí, číst výroční zprávy a informovat o svých poznatcích zbylé členy komise. Lze snad dokonce tvrdit, že čím větší komise, tím lépe, protože se vyvažují názorové disproporce při hodnocení a jde spíše o kolektivní vyjednávání a vyvažování odborných názorů vedoucí ke společné shodě. Zaznělo, že pokud budete vyžadovat odborné zastoupení komise a zapojíte do hry nejen bodové, ale i slovní hodnocení, získáte tím jakousi pojistku a transparentní opatření zároveň, které bude celkově externisty méně zpochybnitelné, protože odpůrci hodnocení (většinou politici) pak musí vyvrátit expertní argumenty a to není jednoduché.

V Jihlavě tento princip posunuli dokonce tak daleko, že je zveřejňovaná i bodová škála u jednotlivých hodnotitelů, kteří tím dobrovolně přijali odpovědnost členů hodnotitelské komise, jež podle vedení města musí umět zdůvodnit své hodnocení otevřeně. U projektů, které nejsou podpořené, je tímto způsobem také lépe vidět, že získaly nízký počet bodů nejen od některých „zaujatých“, ale i od názorově vzdálených členů komise, že došlo ke shodě. Veřejně sdělitelným výstupem by minimálně mělo být jedno závěrečné slovní hodnocení s celkovým počtem bodů, na kterém se dohodla celá komise. Pokud tímto systémem vaše město nedisponuje, nemusíte se cítit až tak zahanbeně, zatím takto nefunguje ani systém ministerstva kultury. Naopak jako dobře fungující se v tomto ohledu hodnotí pražský systém a procesní začlenění komise. Častým nedostatkem jsou finance pro hodnotitele, kteří by správně měli být za svou práci honorováni. Příkladem je Státní fond kinematografie, kde dochází k průběžnému celoročnímu hodnocení podpořených a sledování scény, hodnotitelé disponují pracovními úvazky.

Součástí hodnocení komise může být eventuálně i snížení žádané částky. V procesu by mělo docházet k reflexi uvedeného rozpočtu, jehož vyvážení a reálnost by měly být zváženy jako jedny z dílčích kritérií. Ani umělecká kvalita nemusí být hlavním kritériem. Na úrovni města by měl být prostor také například pro podporu komunitních (ne zcela uměleckých) projektů. Případně se nabízí komunitní akce podporovat prostřednictvím městských částí.
O tom, jaké speciální okruhy aktuálně vznikají či se nabízejí i na úrovni měst, referuje další kapitola.

Zavádět nové programy podpory se vyplácí

Pozitivní prezentaci přivezla z Plzně vedoucí odboru kultury Květuše Sokolová. Plzeň má nyní druhou strategii kultury v řadě, která reflektuje také grantový systém. I když se mnohé daří, vytyčil si odbor kultury nejeden cíl. „Sport má stále větší podporu než kultura, budu bojovat za navýšení financí do kultury,“ uvedla Sokolová. Systém podpory nabízí plzeňským žadatelům vskutku mnohé možnosti. Běžný je dnes už i čtyřletý dotační program, z kterého jsou vyjmuty příspěvkové organizace. Možnost žádat na více než jeden rok činnosti není v Česku samozřejmostí, přestože jde o často tlumočenou potřebu ze strany subjektů fungujících na bázi dlouhodobosti. Vyhodnocování takové podpory pak probíhá každé dva roky. Donor tedy má možnost kontroly a podpořený subjekt má k dobru čas na kvalitnější zpracování a uplatnění obsahu, který v jednoletém cyklu často připomíná spíš vaření z polotovaru. Nahlas vyjádřila souznění s tímto typem podpory Jihlava, která nechce mezi městy s touto nabídkou pro kulturní organizace příliš dlouho zaostávat.

Speciální, ale neméně zajímavý je program města pro nákup děl současných plzeňských umělců. Ročně tak radnice investuje do umění sto tisíc korun dle doporučení odborné komise. Díla zůstávají v majetku města Plzně (Plzeň nemá žádnou sbírkotvornou instituci, která by tuto funkci mohla nahradit) a jsou zapůjčována na výstavy či do prostor kulturních domů. Dále Plzeň nabízí inspiraci v řešení mikrograntů, které mají uzávěrku čtyřikrát ročně a jsou určené projektům s rozpočtem do dvaceti tisíc. Co některým úředníkům znělo až neuvěřitelně, je fakt, že v Plzni za svůj mikrogrant ručíte pouze občanským průkazem a nemusíte mít ani IČO. „A funguje to,“ dodala stručně Sokolová. I z tohoto důvodu se daří aktivovat mladé žadatele, čímž jednoduše podpoříte zkušenost místních s kulturní produkcí a managementem.

Inspiraci nabídla též Jihlava. Město ve spolupráci s odbornou veřejností vypracovalo v roce 2017 novou strategii pro kulturu a cestovní ruch. Z té vzešlo několik úkolů, které se daří odboru kultury postupně naplňovat. Také v Jihlavě zavedli mikrogranty pro žádosti do výše třiceti tisíc. K navýšení hranice došlo u jednoletého titulu, a to ze sta na dvě stě tisíc korun. Ivana Jelínková, která je manažerkou naplňování kulturní části strategie, si toto rozdělení do více programů pochvaluje a považuje ho za výhodné pro všechny aktéry. Co je potřeba ještě zlepšit, je komunikace změn, aby jejich smysl pochopili všichni aktéři, a žádali tak v programech pro ně určených. Nebojte se do rejstříku přidat i spolupráci s podnikatelským sektorem. Jihlavská divize firmy Bosch podporuje již třetím rokem vybrané kulturní projekty stovkami tisíc korun. Jelínková zhodnotila tuto spolupráci jako dobře fungující a má ambici zapojit takto více podnikatelů.

Dále zaznělo shrnutí programu na podporu umělců do škol. Jihlava je prvním městem, kde učení uměním získalo grantový titul. Pod hlavičkou Jihlava vzdělává kulturou byly v roce 2018 podpořeny projekty v hodnotě 445 tisíc korun. Z tohoto řešení, které spojuje školství a kulturu, může čerpat inspiraci i státní správa, kde je stále problém získat podporu, pokud jste umělecký subjekt věnující se vzdělávání. Své o tom ví Marianna Sršňová, která kvituje začínající zájem měst o tento segment kreativity. Jakožto ředitelka Společnosti pro kreativitu ve vzdělávání na vlastní oči vidí, jak velký význam a dopad má na školy, žáky, učitele i umělce, pokud se propojí. „Umění komplexně rozvíjí člověka a přispívá k naplňování cílů udržitelného rozvoje, proto má být integrální, systematicky podporovanou a oceňovanou součástí vzdělávání,“ uvedla Sršňová a představila také novou platformu jedenácti organizací, které se budou společně zabývat mapováním dopadu svých aktivit a lobbováním za veřejnou podporu všech kulturních a uměleckých organizací, které vstupují do vzdělávacího systému. Z dosavadního mapování vyplývá, že aktivity členů platformy dosud zasáhly sto šest škol, přes třináct tisíc žáků a skoro šest set pedagogů. Přesto však není ani na státní úrovni nastavena strukturovaná podpora pro tyto projekty. Prezentace Marianny Sršňové v Jihlavě zaujala a snad se může těšit na další spolupráce na úrovni měst či krajů.

Příkladem v otázce nových forem či okruhů podpory může být Jihomoravský filmový fond, který je z jedné poloviny dotován městem Brnem a z druhé Jihomoravským krajem. Nalezená symbióza města a kraje značí, že spolupráce není utopie a umí vyřešit podporu pro jedno odvětví, přičemž místní filmaři již nemají podporu v rámci grantového systému, ale pouze z fondu. Ten se zaměřuje na celkový rozvoj místního audiovizuálního průmyslu a na něj navázané ekonomiky, podporu tvorby a propagaci města a regionu prostřednictvím vzniklých audiovizuálních děl. Fungovat začal v roce 2018 s rozpočtem deset milionů korun (z toho devět milionů šlo do podpory a jeden milion na provoz fondu).

Nepomáhejte jen penězi

Tématem, které však nebylo na setkání dostatečně prozkoumáno a zaslouží si více pozornosti, je nefinanční podpora. Pokud i u vás lamentujete nad tím, že rozpočet města nemůže nabídnout více prostředků do grantů, zamyslete se, co můžete udělat pro kulturu jiného. Město Liberec podněcuje veřejné kulturní dění a vyhlašuje od roku 2015 soutěž „Kulturní počin roku“. V Praze se podařilo zajistit nízký nájem pro Pražské kreativní centrum v nevyužívaném objektu v srdci města na prestižní adrese u Staroměstského náměstí. Jihlava připravuje manuál, který vytipuje venkovní prostory s vybavením vhodné pro kulturní akce (osvětlení, elektřina, zábor). Ve Zlíně existuje Zlínský klub 204. V roce 2014 zřídilo město v historické budově zázemí pro zlínskou amatérskou kulturní scénu a centrum pro rozvoj občanské společnosti. Kapely zde získaly nejen sál pro zkoušky, ale také prostory pro skladování nástrojů, uniforem a notového archivu. Jedna místnost je určena jako líheň nových hudebních formací. První patro je věnováno silnému zlínskému fenoménu ‒ folklorním souborům. Naleznete zde dva taneční sály se speciálním odpruženým sportovním povrchem a klubovou místnost pro spolky a sdružení Zlínského kraje. Pomáhat je možné také víceletou záštitou (po dobu volebního období), propagací nebo odborným vzděláváním.

Bez komunikace, spolupráce a koncepce to nepůjde

Ulevit žadatelům znamená ulevit úředníkům. Je to příklad takzvané win-win situace. Napříč dnem zaznívaly v Jihlavě příklady toho, co by pomohlo jak kulturní scéně, tak veřejné správě. Kromě zmíněné elektronizace můžete začít osobním setkáním s potenciálními žadateli a příjemci. Přesto, že online svět nabízí nespočet informací, se větší balík know-how úspěšně schovává mezi řádky a v osobní zkušenosti. A co víc, leckdy ani nezjistíte, že město pořádá informační semináře nebo kdo byli v minulosti příjemci grantů, s jakými projekty a s jakým hodnocením. Pokud s žadateli budete cíleně komunikovat, vrátí se vám vynaložený čas ve správně vyplněných žádostech, oslovíte tak i ty, kteří mají v šuplíku kvalitní projekt, ale náročnost veřejné podpory je odrazuje nebo s ní nemají zkušenosti, a v neposlední řadě získáte zpětnou vazbu k vaší agendě. Získat prostor pro pozitivně laděný dialog a domluvu se vám podaří především osobním setkáním, jak ostatně potvrdil nejeden účastník Středu zájmu. Pořádejte semináře a setkání aktérů kulturní scény, dávejte o nich vědět veřejnosti. Součástí nastavené komunikační strategie by měla být i spolupráce s členy hodnotící komise. Ti mohou poskytovat jak kvalifikované zhodnocení naplnění grantů po skončení projektů, tak pohled na správnost nastavení okruhů či kritérií, naplňování cílů strategie města a podobně. Nebojte se ani analytickou agendu outsourcovat, spolupracovat s externisty, kteří mají praxi s více metodikami a uvidí vaše potřeby s nadhledem, jsou dobrými facilitátory a nasměrují vás k další praxi. Po té, co seberete data kvalitativní či kvantitativní, budete znát potřeby, které chcete řešit, nezapomínejte také na jejich srozumitelnou interpretaci druhým, zejména politikům.

Pokud stojíte o to, mít ve vašem městě platformu pro setkávání aktérů, můžete se inspirovat a poučit v Praze v Institutu plánování a rozvoje, v Brněnském kulturním parlamentu, v Jihlavě se zase scházejí na akcích takzvané Pěstírny. Tipy na organizaci oborových kulatých stolů najdete v dokumentu Metodika mapování KKP na lokální úrovni, podle které vznikla třeba platforma Kreativní Olomouc. Koncept plné či částečné participace můžete využít pro průběžné hodnocení nebo i cíleně pro vznik nové kulturní strategie, která by ani vašemu městu neměla chybět. Je jistě důležité, aby to nebyl pouze dokument takzvaně do šuplíku, ale pokud chybí zcela, je patrně situace u vás spíše chaotická. Chybějící koncepci na setkání hlásila například Olomouc. Zástupci Opavy dokonce hodnotili svou situaci takto: „Jednou proběhl v Opavě sociologický průzkum spokojenosti a potřeb, ale nepracuje se s ním. Chybí nám kulturní koncepce, kterou potřebujeme, protože v Opavě je kultury tolik, že by se měla redukovat.“ Nebojte se i těchto výzev. Můžete mít pochybnosti o kvalitě i kvantitě. Důležité je, jak zaznělo v úvodu článku, mít dané otázky, na které hledáte odpovědi. Pak už jen pozvěte ke stolu dobře vybrané a definované skupiny aktérů ‒ politiky, kulturní aktéry, příspěvkovky, neziskovky, úředníky a příjemce kultury ‒, tak aby každý nekopal za sebe, ale byl otevřený a viděli jste věc v širším kontextu. Spojte se s lidmi, kteří umějí nabídnout i širší pohled.

Odkaz: Článke vznikl na základě programu Střed zájmu: GRANTY

Více k tématu/